A grafikai munka sarokköveihez nem csak a tapasztalat, igényesség, kreativitás, szakmaiság tartozik, hanem a gyorsaság és a határidő betartása is. Viszont néha nagyon nehéz közös nevezőre jutni az ügyféllel a határidőkkel kapcsolatban.
Megfelelő időbeosztás
Egy grafikai munka időbe telik, a jó grafikai munka meg még inkább. A munkaidőt nem csak a Photoshop megnyitása és a benne lévő pixeltologatás tölti ki, hanem az email írás, kutatómunka, konkurencia felmérés, szakmai utánajárás, adminisztrálás, képkeresés stb. Ráadásul egy grafikus, köztük én is, több projekten dolgozik párhuzamosan. Éppen ezért nagyon jó időbeosztás szükséges, hogy minden munka határidőre készen legyen. Én általában már az árajánlatban jelzem, hogy körülbelül mennyi időbe telhet elkészíteni a munkát, de mindig odaírom, hogy ez a visszajelzések gyorsaságától is függ. Elvégre, ha én két hetet ígérek, de ebből másfelet csak a visszajelzésre várok, akkor sajnos nem tudok készen lenni, vagy lehet, hogy a minőség, vagy akár más projekt rovására megy. Éppen ezért én már az elején tisztázom, hogy mennyi időre lenne szükségem, amit persze igyekszem igazítani az ügyfél igényeihez.
Természetesen volt olyan munka, amit a szűkös határidő miatt nem tudtam vállalni. Egyszerűen nem fért bele az időmbe, és tudtam, hogy nem lenne minőségi munka, amit kiadnék a kezemből. Így meg nem éri meg sem az időt, sem a stresszt, és ráadásul az ügyfél sem lett volna velem elégedett.
Éppen ezért muszáj kialakítani egy megfelelő időbeosztást. Valaki Google Naptárban vezeti a munkáit, valaki online listákat készít. De ott van például a Trello, a Todoist és a Wrike amik ugyancsak tudnak segíteni a napi munkafolyamatoknál. Én határidőnaplót vezetek és listákat készítek. Nekem valahogy nem jött be az online naptár, jobban szeretem a füzeteket, és jobban szeretek kézzel írni, mint gépelni. Minden hónap elején leírom a havi céljaimat és terveimet, majd heti szinten vezetem és frissítem a feladataimat. Aztán minden nap átgondolom, hogy milyen projektekkel kell haladnom, milyen leadási határidők lesznek a közeljövőben. Mindemellett kialakítottam egy munkaidőt, minden nap időben felkelek és ami még ugyancsak fontos, időben abbahagyom a munkát. Pontosan vezetem, hogy melyik munkával hány órát dolgoztam, amit az ügyfelek is látnak. Az időmenedzsment nagyon fontos, és enélkül nem csak kicsúszik az ember kezéből az irányítás, de a határidők betartása is nehézkessé válik.
Kommunikáció
A kommunikáció és az őszinteség rendkívül fontos, mindkét oldalról. Az ügyfélnek tisztán el kell mondania, hogy milyen munkát mikorra szeretne. Esetleg hogy ő-e a döntéshozó, vagy több menedzser fogja meghozni a végső döntést (ami lassítja a folyamatot, ezért érdemes ezzel számolni). Mikorra tudja átküldeni a projekthez szükséges fájlokat (logó, brief stb). A grafikusnak meg fontos elmondania, hogy el tudja-e vállalni és mikorra, van-e más sürgős munkája, leadásra váró, finisben lévő projektje. Nálam is előfordult, hogy türelmet kértem az egyik ügyfelemtől, mert egy esküvőre készítettem nyomdai anyagokat, azzal meg nem lehet késni. Szerencsémre nekik nem volt olyan szoros a határidejük, mint a dekoros cégnek és a párnak.
A „Neked csak 5 perc” munkák általában nem 5 percig tartanak, és gyakran sok utánajárást és nagy stresszt tudnak okozni, ráadásul anyagilag sem biztos, hogy megérik. Ilyenkor érdemes megbeszélni (ahogy mindig!) hogy mi is lenne a pontos munka, és akkor a grafikus el tudja mondani, hogy pontosan mennyi időre lenne szüksége. Sajnos sokszor az egyik oldalról ugyan könnyűnek tűnhet a munka, de a másiknak meg nagyon pepecselős lenne. Az ilyen munkák, és az ilyen hozzáállás sokszor elveszik a szakember kedvét a projekttől.
Megbízhatóság, gyorsaság és rugalmasság
Sok szakember, művész elvész az időben, de ezt nem mindig engedhetik meg maguknak. Sajnos ezek miatt alakulhat ki az a sztereotípia, hogy az „összes grafikus késik és nem megbízható”. A sürgetős ügyfelekről meg az a kép alakul ki, hogy mindent az utolsó pillanatban döntenek el, és nincs elég idő a minőségi módosításokra. Itt is a kommunikációt hoznám fel, mint megoldást, de szerintem ezen kívül fontos még a rugalmasság is, mégpedig mindkét oldalról. Ahogyan egymás tiszteletben tartása és az őszinteség is. Mennyivel tisztább az, ha egy grafikus azt válaszolja: „Bocsánat, ezt most nem tudom elvállalni, de ha nem olyan sürgős, két hét múlva el tudom kezdeni.” Vagy ha az ügyfél az mondja: „Tudjuk, hogy szűkös a határidő, de nekünk fontos lenne, ha mégsem tudod elvállalni, reméljük tudsz valakit ajánlani magad helyett”.
Nincs mese, a határidőket be kell tartani, és ezt őszinte kommunikációval, egymás tiszteletben tartásával és megfelelő időbeosztással lehet elérni.