A 2020-as év után nehéz azt mondani, hogy van értelme a tervezésnek, mert láttuk, tapasztaltuk (és még mindig tapasztaljuk), hogy milyen könnyen füstbe tud menni. De talán pont az ilyen nehéz évek miatt kiemelkedően fontos a tervezés, és a rugalmasság. Elvégre még ilyen időkben is mindent eltervezünk az életünkben és a mindennapjainkban, miért ne tennénk ezt a vállalkozásunkban is?
A cél meghatározása a nulladik lépés
Hiába van egy jó vállalkozásunk vagy egy jó vállalkozás ötletünk, ha nem tervezzük meg a működését. Honnan lesz bevétel, mekkora lesz a kiadás, hány alkalmazott kell, milyen engedélyek kellenek, mi legyen a marketing terv? Mit lehet tenni a mostani korlátozások közepette? És ez csak néhány kérdés, amit át kell gondolni, de ebből is látszik hogy nem könnyű és nem szabad félvállról venni.
Érdemes először meghatározni egy nagy célt. Nem csak azt, hogy megalapítom a vállalkozásomat, hanem egy ennél is sokkal nagyobbat. Akár 5-10 éves viszonylatban. Aztán érdemes meghatározni egy közelebbi célt, egy pár éveset, ami akár előfutára lehet a nagy célnak. Pl: a nagy cél meghódítani a külföldi piacot. De a kisebb cél pedig a hazai piac meghódítása. El kell mélyülni ebben. A következő lépés pedig az, hogy milyen kisebb vagy nagyobb lépéseket kell tenni ahhoz, hogy ezek a célok teljesüljenek. Angol nyelv megtanulása felsőfokon? Új alkalmazott felvétele? Új célközönség meghódítása? Marketing kiszervezése egy ügynökségnek?
Éves és havi tervezés
Éves tervre minden vállalkozásnak szüksége van, mindegy, hogy most indult, vagy már 5 éve. Számot kell vetni az előző évről, mi működött, mi nem, és hogy a következő évben mi vinné előrébb a céget, hogy kerülhetnénk közelebb a céljainkhoz. Érdemes átnézni az anyagiakat, hogy mekkora kiadásaink lesznek, mekkora bevételre van szükségünk, milyen legyen a marketing stratégia, honnan lesznek ügyfeleink, kell-e árat emelni, mikor milyen kampány induljon, szükségünk van-e weboldalra. Mikor van az uborkaszezon és mikor pörög fel igazán a biznisz és hogy hogyan kezelje a válsághelyzetet.
Ha nagyjából tudjuk, hogy mit szeretnénk elérni az évben, ezt le lehet bontani negyedévre és/vagy hónapokra. Azért érdemes a nagyobb terveket kisebbekre bontani, hogy emészthetőbbek és motiválóbbak legyenek. Pl: ha az éves bevételhez 120 eladásra van szükség, ez így nagyon soknak hangzik. De ha lebontjuk, az havi 10 eladás, heti 2,5, napi 0,35. Vagyis kb. 3 naponta kell 1 eladást csinálni, hogy teljesüljön az éves terv. Ez így mindjárt jobban hangzik, nem?
Viszont mindig szükséges a visszaellenőrzés. Valóban sikerült az adott hónap? Kell változtatni, korrigálni a következőn? Úgy haladok, ahogy szeretnék? Min kell változtatni a vírushelyzetben, miben lehet fejlődni?
Heti és napi tervezés
Én minden reggel kinyitom a határidőnaplómat és átgondolom, hogy mit csináljak aznap. Ha a hét eleje van, akkor az egész hetet nézem, de mindig inkább az adott napra fókuszálok. Van határidős munka? Elmaradtam valamivel? Milyen sorrendben csináljam meg ezeket?
Nekem reggelente egy kicsit több idő kell, hogy teljesen felébredjek. Ezért az elején könnyű, favágó munkát csinálok, amihez nem kell se nagyon gondolkodni, se nagyon kreatívnak lenni. Miután megittam a kávémat és felébredtem, akkor jobban el tudok mélyülni a munkában. Én általában délután vagyok igazán elememben, olyankor szoktam a nehezebb, időigényesebb munkáimat megcsinálni és pörgök egészen késő délutánig.
Ha bármikor elakadok, akkor iszom egy kávét, elmegyek mosogatni, beteszek egy mosást, mert közben végig a megoldáson gondolkodom. Semmiképp nem hagyom abba az egészet, nem kezdek bele egy sorozatrészbe, mert utána nagyon nehéz visszaülni a gép elé. De ha kicsit eltávolodom a problémától, akkor könnyebben jön a megoldás, főleg, ha ilyen monoton dolgokat csinálok, mint a házimunka.
A nap végén pedig megnézem, hogy mi mindent sikerült megcsinálnom, mit kellett másnapra halasztanom, mi az, ami miattam vagy egy külső tényező miatt nem sikerült. Mert szépen hangzik amit itt leírtam, de bizony van olyan nap, amikor úgy érzem hogy semmi sem sikerül, nemhogy terv szerint haladni.
Akiknél elfolyik az idő
Hiába a tervezés, ha nem tudjuk magunkat rászánni, hogy véghez is vigyük. Sajnos néha nálam is el tud telni úgy a nap, hogy olyan, nem fontos dolgokkal szöszöltem, amiket sokkal rövidebb idő alatt meg lehetett volna csinálni. Vagy leülök olvasni ebéd közben, és nem tudom abbahagyni. De az otthoni munkához nagy önuralom szükséges és éppen ezért kellett hoznom egy olyan szabályt, hogy nem szabad napközben olvasnom, az maradjon csak esti vagy kávéházi program. Hogy ne terelje el a figyelmemet, a mobilomon kikapcsoltam az értesítéseket, és a gépen igyekszem nem felmenni a Facebookra (kivéve ha munkáról van szó). Találd meg a gyenge pontjaidat és kapcsold ki, tedd félre, zárd be! Úgy könnyebben tudod magad a tervekhez tartani. Ráadásul, ha ügyesen terveztél, akkor úgyis lesz szabadidőd ezekre.
Mindemellett ma már rengeteg applikáció és oldal segíti a vállalkozókat, hogy a szemünk a célon és a terven maradjon, legyen szó egyszemélyes vállalkozásról vagy akár egy komplett csapatról. Ilyen pl: a Trello, a Todoist, a Google Naptár, a Wrike, a Meister Task és még rengeteg. De van a LifeRPG applikáció, ahol beállíthatsz különféle feladatokat, és ha megcsináltad, akkor gyémántokat kapsz, amiket a végén az általad megadott jutalmakra tudod beváltani. Ez akár a hétköznapokra is jól tud jönni, nem csak a munkára.
A tervezés a kulcs
Terv nélkül a vállalkozás csak úgy lóg a levegőben. Vagy van bevétel, vagy nincs, vagy lesz elég ügyfél, vagy nem. Ha nem tudod, hogy hogy áll a céged és mi viszi majd előre, akkor elég hamar búcsút mondhatsz neki. Egy nem megtervezett vállalkozás csak viszi a pénzt. Ha nem tudod, hogy mégis hogy állj neki, akkor legelső lépésként azt tudom javasolni, hogy tűzd ki a céljaidat, majd egy táblázatba írd össze, hogy milyen kiadásai vannak a cégednek, és hogy a mostani helyzetben milyen kockázatok, veszélyek vannak. Ott sok minden kiderül! De ma már rengeteg könyv, workshop és szakember áll rendelkezésedre, hogy segítsen Neked. Légy szervezett és vágj bele!