A multitasking kifejezést sokan előszeretettel használják álláshirdetéseben, céges beléptetési folyamatokban, vagy mondják egy projektmenedzsernek, akire a huszadik projektet bízzák. Sokszor kikerülhetetlen, ráadásul multitasking közben úgy érezzük, hogy jobban haladunk a feladatokkal. Viszont több tanulmány is megjelent már a hátrányairól, éppen ezért felmerül a kérdés, hogy valóban hasznos?
Mi az a multitasking?
A multitasking röviden az, amikor az adott ember egyszerre több feladatra is fókuszál, egyszerre több feladatot végez, azaz megoszlik a figyelme. Ilyen lehet a megbeszélés közben egy másik ügyben való email írás. Vezetés közben mobilozás, ami akár súlyos balesetet is okozhat. Mikor egyszerre 2-3 projektre gondolunk, párhuzamosan végezzük ezeket a munkákat, mindennel haladva egy kicsit, de néha semmivel sem igazán.
Elterjedése a mai céges, vállalati kultúrának köszönhető, hiszen sokszor egy munkatárs akár több pozíciót is betölthet. Ráadásul sok projekt sürgős, azonnal kell vele haladni, azonnali eredményt kell felmutatni. Mindig fel kell venni a telefont és minél gyorsabban válaszolni az emailekre, mindig elérhetőnek kell lenni. Éppen ezért nincs idő elmélyülni a feladatokban, csak egy valamire fókuszálni, akár órákig.
Hatékony?
Sokan azt gondolják, hogy ha multitasking módon dolgoznak, akkor jobban haladnak a projektekkel, gyorsabbak és eredményesebbek lesznek. Ez csak látszat sajnos. Több tanulmány kimutatta, hogy a multitasking nem hatékony és nem produktív. Ha lemérjük az időt, hogy normális fókuszú munkával vagy a feladatok közötti gyors ugrálással haladunk gyorsabban, akkor bizony nem a multitasking nyer. Ha sokat ugrálunk a feladatok között, ráadásul gyorsan, akkor nagyobb a hibázási lehetőség. És bár az emberi agy képes egyszerre több feladatra is koncentrálni, de ha mindegyik fontos, akkor megoszlik a figyelem. Hiába tűnik, hogy minden projekttel haladunk egy picit, igazából egyikkel sem haladunk olyan jól, mintha rendesen csak egyre fókuszálnánk. A feladatok közötti ugrálás azért sem hatékony, mert az agy kizökken az előző feladatból, és mire igazán ráhangolódik a következőre, lehet hogy már megyünk is tovább. A nem megfelelő projekt haladás pedig stresszhez vezet.
Ismerős az a kép az álláshirdetéseknél, mikor egy embernek sok keze van, mindegyikkel csinál valamit, de közben hatalmas mosoly van az arcán? Engem a hideg kiráz tőle, mert mindig eszembe jut, hogy milyen az, amikor az embernek rengeteg feladata van, mindegyik ugyanolyan fontos és sürgős, és egyszerűen nem lehet normálisan haladni a projektekkel.
Mi a megoldás?
A feladatok közötti gyors ugrálás helyett a fókuszközpontú munkára kellene inkább a hangsúlyt fektetni. Ebben segít a Pomodoro technika, ahol 25 percig kell egy feladatra koncentrálni, utána kicsi szünet, majd jöhet a következő 25 perces blokk. Így gyorsabban tud haladni az ember, mintha 5 percenként váltana a különféle projektek között. Ezt a technikát akár vállalati környezetben is lehet használni, hiszen viszonylag rövidebb blokkokra van osztva a nap.
Emlékszem, amikor még más területen kezdtem el dolgozni, akkor tőlem is alapelvárás volt a multitasking. Mindig gyorsan kellett válaszolni mindenre, állandóan elérhetőnek kellett lenni, de rajtunk volt vagy 10-20 projekt. És természetesen nem haladtunk minden projekttel ugyanúgy, és a végén azt sem tudtam merre tartok.
Grafikusként szinte teljesen leszoktam a multitasking módszerről (a Pomodorot részesítem előnyben), ha azt veszem észre hogy egyszerre gondolkodom 4-5 projekten, akkor egyszerűen felállok a géptől, járkálok kicsit és fejben priorizálom a feladatokat. Mivel kell haladjak legelőször? És mikor visszaülök a gép elé, akkor csak arra fókuszálok, csak azzal haladok, a többi pedig követi sorban. Ha úgy van, akkor le is írom a sorrendet a határidőnaplómba. Így sokkal jobban haladok, kisebb a hibalehetőség is, ráadásul a grafikai programok és a gépem is jobban bírja, ha egyszerre egy projekten dolgozom.
A képek forrása a Freepik.