Te is ismered azt az érzést, amikor egész nap csinálsz valamit, mégis úgy érzed, semmivel sem haladtál? Kapkodsz egyik feladatról a másikra, nincs priorizálás, mindent próbálsz kézben tartani, mégis mindig marad valami, ami kicsúszik. A teendőid listája végtelen, egyik feladat hozza a másikat, közben folyamatosan pittyeg a telefon… és estére csak a fáradtság marad, meg a kérdés és az érzés: „Miért nem érzem, hogy tényleg halad a vállalkozásom? Megint nem azzal foglalkoztam, amivel igazán kellett volna…”
A vállalkozói lét csodásan szabad, de egyben kíméletlen is. Ha nem te mondod meg, mi a fontos, akkor a feladatok átveszik az irányítást. És a kapkodás nem stratégia, hanem út a kiégéshez és a stagnáláshoz.
Ebben a cikkben megnézzük, miért kulcsfontosságú a priorizálás a vállalkozásod növekedése szempontjából, és hogyan hozhatsz benne tudatosabb döntéseket.
Miért kapkodunk?
A válasz egyszerűbb, mint hinnéd: mert túl sok a lehetőség és kevés a fókusz. A női vállalkozók gyakran zsonglőrködnek a szerepeikkel: üzletasszony, kreatív vezető, családanya, pár, barátnő… és közben még vállalkozást is építenének. Sokan úgy érzik, mindent meg kell csinálniuk, mégpedig azonnal. Ennek hátterében nemcsak belső nyomás áll, hanem egy nagyon is valós, kívülről jövő elvárás, hogy mindig elérhetőek legyünk, mindig válaszoljunk gyorsan, és minden feladatra azonnal reagáljunk. A multitasking mára szinte elvárt képességgé vált, pedig ezzel kapcsolatban van egy hatalmas tévhit.
A multitasking nem növeli a hatékonyságot, hanem fókuszvesztéshez vezet. Az agyunk valójában nem képes egyszerre több összetett feladatot végezni, csak gyorsan váltogatunk a feladatok között, ezzel viszont rengeteg energiát veszítünk. Ez a kapkodás gyökere, és ez az, ami igazán kimerít. Az agyunknak időre van szüksége, hogy elmerüljön egy adott feladatba, és a fókuszált munkával jobb eredményeket lehet elérni. Éppen ezért is van szükség priorizálásra.
Miért nem működik a kapkodás?
A kapkodás:
- elaprózza az energiádat, így nem tudsz mélyen egy-egy feladatra koncentrálni;
- lehetetlenné teszi a stratégiai gondolkodást, amire pedig a vállalkozásodnak óriási szüksége lenne;
- stresszt és folyamatos megfelelési kényszert szül, amitől egy idő után nem csak a teljesítményed, hanem a kedved is elmegy az egésztől;
- egy együttműködésnél megnehezíti a veled való közös munkát, akár ügyfél vagy, akár megrendelő;
- nincs fókuszod és sokszor célod sincs;
- nem hagy teret az igazi fejlődésnek, mert a napi túlélés elfoglalja a növekedés lehetőségét.
Egy vállalkozás nem attól fejlődik, hogy „mindent IS” megcsinálunk, hanem attól, hogy a megfelelő dolgokat tesszük meg, a megfelelő időben. És itt jön be az egyik legfontosabb készség, amire egy vállalkozónak szüksége van: meg kell tanulni nemet mondani.
A nemet mondás nem önzőség, hanem önvédelem és üzleti döntés. Amikor nemet mondasz egy nem fontos vagy nem sürgős feladatra, akkor igent mondasz arra, ami igazán számít. Ez nemcsak az idődet szabadítja fel, hanem a mentális kapacitásodat is. És ez az, amitől egy vállalkozás valóban növekedni kezd.
A priorizálás mint növekedési stratégia
Sokan azt gondolják, hogy egy sikeres vállalkozás kulcsa az, ha minél többet dolgozunk, minél többet vállalunk, minél több mindent kipipálunk a teendőlistánkon. De az igazság az, hogy a növekedés nem a több munkából jön, hanem a jobb döntésekből. És pontosan ezt teszi lehetővé a priorizálás, mert segít abban, hogy ne csak elfoglaltak legyünk, hanem eredményesek is.
A tudatos prioritásfelállítás olyan, mint egy üzleti iránytű. Segít eligazodni a napi feladatok tengerében, és rávilágít arra, hogy melyik tevékenység visz közelebb a célodhoz, és melyik csak elviszi az idődet és az energiádat.
Mi a különbség a fontos és a sürgős között?
Ez az a kérdés, amit ha valóban megértesz, gyökeresen megváltozhat a vállalkozásod működése.
- Sürgős dolgok azok, amik most követelnek figyelmet. Gyakran mások generálják őket, egy sürgető e-mail, egy hirtelen jött kérés, egy határidő. Ezek nyomást gyakorolnak rád, de nem feltétlenül visznek előre.
- Fontos dolgok azok, amelyek hosszú távon számítanak. Ilyen például az új szolgáltatásod stratégiájának kidolgozása, az árazási struktúrád átgondolása, vagy éppen az ügyfélélmény fejlesztése. Ezek azok a lépések, amelyek valóban hozzájárulnak a vállalkozásod növekedéséhez, de mivel nem „kiabálnak”, könnyen háttérbe szorulnak.
Ha mindig csak a sürgős dolgokkal foglalkozol, akkor valójában mások napirendjét éled, nem a sajátodét. Természetesen egy elvállalt projekttel haladni kell, a meghatározott határidőket tartani! A priorizálás során ezt figyelembe kell venni. De a fontos dolgokkal is foglalkozni kell, hogy a vállalkozásunk fejlődhessen.
Hogyan priorizálj okosan?
1. Eisenhower-mátrix: Tisztánlátás négy lépésben
Ez az egyszerű, mégis zseniális módszer segít azonnal kategorizálni a feladataidat. Nézd át a teendőidet, és vizsgáld meg, hogy melyik kategóriába tudod sorolni:
- Fontos és sürgős → Ezek a valóban most megoldandó teendők. Például egy határidős ügyfélszállítás vagy egy probléma, ami megakasztja a működést (pl nem működik a fizetési rendszer a weboldalon). Ezeket azonnal intézni kell.
- Fontos, de nem sürgős → Ezek a stratégiai, előrelátó lépések, amik majd meghozzák a gyümölcsüket. Itt van a valódi fejlődés. Például: új termék bevezetésének előkészítése, márkakommunikáció finomítása, automatizálás bevezetése. Ezeket tervezd be a naptáradba, ezek építik a jövőt.
- Nem fontos, de sürgős → Ezek gyakran mások elvárásai. Például lényegtelen megbeszélések, amiket egy e-mailben meg lehetett volna beszélni, túl sok ügyfélszolgálati kérdés megválaszolása, amiket más is elvégezhetne, azonnali válaszkérések nem sürgős projekttel kapcsolatban stb. Ezeket lehet például delegálni, automatizálni vagy egy későbbi időpontra tenni. Ami itt trükkös az az, hogy fontosnak tűnik a feladat, de igazából nem az.
- Nem fontos és nem sürgős → Ezek a tipikus időrabló feladatok. Hosszú görgetés a közösségi médiában, felesleges e-mailek, YouTube videók bambulása. Ezeket érdemes tudatosan elengedni, elhagyni.
2. Heti 3-as fókusz: kevesebb, de célzottabb
A hét elején (pl. vasárnap este vagy hétfő reggel) határozd meg azt a három kulcsfontosságú célt, amit a héten mindenképp szeretnél megvalósítani. Ez lehet egy új kampány beindítása, egy kulcsügyfél onboardingja vagy egy belső rendszer fejlesztése. Minden más ehhez képest másodlagos. Ez segít elkerülni, hogy mindenre egyformán fontosként tekints, mert az a kapkodás egyik fő oka.
3. 80/20 szabály: koncentrálj arra, ami igazán számít
A Pareto-elv szerint az eredményeid 80%-át az erőfeszítéseid 20%-a hozza. Ez a vállalkozásodban is igaz, a bevételed 80%-a valószínűleg néhány kulcsfontosságú ügyféltől, szolgáltatástól vagy marketingcsatornától származik.
Azonosítsd ezeket a „20%-okat”, és tedd őket első helyre a fókuszodban! Ha például tudod, hogy az ajánlásokból jön a legtöbb ügyfeled, akkor fókuszálj az ügyfélélmény tökéletesítésére, ne pedig napi 5 új Insta poszt gyártására.
Mit nyersz, a tudatos priorizálással?
A priorizálás nemcsak arról szól, hogy jobban beosztod az időd. Ez egy mélyebb szemléletváltás, ami vállalkozóként szabadságot, irányt és stabilitást ad. Például:
- Belső nyugalmat és irányítottságot ad
Amikor tudod, hogy miért azt csinálod, amit épp csinálsz, az biztonságot ad. Nem a külvilág eseményeire reagálsz, hanem te irányítasz. Ez önbizalmat épít, nemcsak üzletileg, hanem emberileg is. - Jobb eredményeket hoz kevesebb energiabefektetéssel
Nem kell többet dolgoznod, csak okosabban. Amikor nem aprózod szét magad tíz irányba, hanem koncentráltan haladsz előre, hatékonyabb leszel, és ezt az ügyfeleid is megérzik. - Tisztább a fókuszod a hosszú távú céljaidra
A napi teendők között könnyű elveszni. A tudatos priorizálás viszont segít újra és újra visszatérni ahhoz a kérdéshez: merre akarom vinni a vállalkozásom? Minden döntésed ehhez tud igazodni. - Reálisabb időbeosztást, ami nem vezet kiégéshez
Nem fogsz minden nap végén kimerülten zuhanni az ágyba, ha megtanulod, hogy nem kell mindent ma elintézned. Ehelyett kialakítasz egy ritmust, ami neked is jó, és az üzletednek is. Ez a fenntartható siker alapja.
A kapkodás valódi ára
Sokan azt gondolják, hogy a legnagyobb probléma az, ha lemaradnak egy e-mailről, nem reagálnak időben, vagy kimarad egy poszt. De ezek apróságok. A kapkodás valódi ára az, amikor nem a saját céljaid mentén éled a napjaidat és kiégeted magad. Amikor mások elvárásai, kérései, határidejei visznek előre, miközben te egyre távolabb kerülsz attól, amit igazán szeretnél. Ez nem csak a haladást állítja meg, hanem a belső motivációdat is lassan felemészti.
A vállalkozásod növekedéséhez nem több időre van szükség, hanem több tudatosságra. És ezt gyakran elfelejtjük. A priorizálás pedig egy nagyon tudatos döntés. Az üzleti világ sokszor azt sugallja, hogy csak akkor vagy elég jó, ha mindenre azonnal reagálsz, mindig elérhető vagy, és sosem mondasz nemet. Csakhogy ez nem fenntartható. Sem emberként, sem vállalkozóként.
Valójában az lesz sikeres hosszú távon, aki tudja, mi az igazán fontos, és bátran nemet mond arra, ami nem szolgálja azt. Ha tehát úgy érzed, túl sok a zaj és túl kevés a haladás, ne dolgozz még többet, inkább döntsd el, mi az, ami igazán számít. Mert a vállalkozásod nem akkor növekszik, amikor mindent elvégzel, hanem amikor a lényeget választod.